Une pompe à chaleur installée aujourd’hui devra être entretenue dans un an mais qui s’en souviendra ? Voici comment un artisan RGE a mis en place un système automatique qui identifie les bonnes factures, et relance les clients au bon moment.
L’entretien annuel d’une pompe à chaleur n’est pas juste une bonne pratique c’est souvent une condition contractuelle (garantie constructeur) et parfois réglementaire. Pourtant, dans la plupart des entreprises d’installation, ce suivi repose sur la mémoire de quelqu’un, ou sur un fichier Excel qu’on espère ne pas oublier de consulter. Voici comment un système simple, basé sur l’IA et l’automatisation, permet de ne plus rater aucune relance sans y penser.
Le constat de départ
Une entreprise d’installation RGE (pompes à chaleur, électricité) facture chaque mois des dizaines de prestations différentes : installation de pompes à chaleur, mais aussi câblage électrique, dépannages, petites fournitures… Toutes ces factures arrivent dans le même circuit de facturation, sans distinction particulière.
Le problème : seules les factures liées à une installation de pompe à chaleur doivent déclencher, un an plus tard, une proposition de contrat d’entretien. Mais rien dans le système ne permettait de les repérer automatiquement il aurait fallu qu’un humain trie manuellement chaque facture, tous les mois, pour identifier les bonnes, puis se souvienne de relancer le bon client un an plus tard.
Pourquoi ce cas est un bon candidat pour l’IA (et pas juste de l’automatisation classique)
Une automatisation « classique » sait très bien gérer des règles fixes : « si la date dépasse un an, envoie un email ». Mais ici, l’étape qui bloquait tout était en amont identifier quelles factures concernent une pompe à chaleur, alors que les intitulés, références produits et formulations varient d’une facture à l’autre, sans structure fixe exploitable par une simple règle.
C’est exactement le type de tâche où l’IA apporte une vraie valeur : elle peut lire le contenu d’une facture et juger, comme le ferait un humain, si elle correspond à une installation de PAC même quand la formulation change.
Comment ça fonctionne concrètement
Le système repose sur deux automatisations distinctes, construites avec n8n :
1. Le tri des factures (classification par IA)
Chaque facture émise passe par un premier workflow : son contenu est analysé par un modèle d’IA, qui détermine s’il s’agit d’une installation de pompe à chaleur ou non. Si oui, la facture est marquée et sa date est enregistrée comme point de départ pour le suivi d’entretien. Si non, elle suit son circuit normal sans aucune action supplémentaire.
2. La relance automatique (planifiée)
Un second workflow tourne en tâche de fond, sur une base régulière. Il vérifie les factures marquées « PAC », calcule si la date d’installation approche d’un an, et déclenche automatiquement un email au client pour lui proposer une visite d’entretien au bon moment, sans intervention humaine.
Ce que ça change concrètement
Avant ce système, le suivi des entretiens dépendait entièrement de la vigilance de quelqu’un. Avec ce workflow, chaque installation de PAC génère automatiquement son propre rappel, un an plus tard, sans qu’aucune ligne ne soit ajoutée manuellement dans un tableau. Pour l’entreprise, c’est à la fois une source de revenus récurrents mieux exploitée (les contrats d’entretien) et un argument de sérieux auprès des clients, qui reçoivent une relance proactive plutôt que d’avoir à y penser eux-mêmes.
Ce qu’il faut retenir
Ce cas illustre bien la différence entre « automatiser » et « automatiser intelligemment » : la difficulté n’était pas d’envoyer un email après un an c’était de savoir, sans effort humain, à quelles factures appliquer cette règle. En combinant une IA pour la partie « jugement » et une automatisation classique pour la partie « planification », on obtient un système fiable, qui ne demande aucune maintenance une fois en place.